Col termine organigramma si indica uno schema o rappresentazione grafico descrittiva della struttura dell’azienda e degli aspetti organizzativamente rilevanti delle funzioni e delle attività aziendali, inquadrati nelle loro reciproche correlazioni.

Lo scopo dell’organigramma è quello di fornire una specie di mappa dell’organizzazione di riferimento, e in particolar modo di evidenziare:

La suddivisione delle varie funzioni-attività aziendali tra le varie posizioni che compongono l’organizzazione.
I collegamenti/relazioni organizzative che si instaurano tra le diverse posizioni titolari delle funzioni/attività assegnate.
Il livello di importanza delle varie posizioni organizzative.
La rete fondamentale degli itinerari di carriera.

Perché si usa?

1) Per fare un’analisi della struttura organizzativa esistente: principali punti di forza e di debolezza, da cui possono derivare poi: interventi di miglioramento delle disfunzioni organizzative, progettazione di nuove strutture organizzative, messa a punto di piani di valutazione delle posizioni, prestazioni, potenziale, sviluppo delle carriere.

2) Quando si stanno esplorando possibili alternative organizzative

3) Perchè può rappresentare un utile strumento di comunicazione quando si devono migliorare le conoscenze dei membri dell’organizzazione o di terzi relativamente alle strutture e al loro funzionamento (es. neoassunti, visitatori).

4) Per consentire a tutti la visibilità delle aree aziendali e contribuire a favorire il superamento di conflitti, scarichi di responsabilità, perdite di tempo, incertezza e confusioni

5) Nell’ambito di un programma di valutazione della posizioni organizzative, che consenta di identificare i livelli di importanza delle varie posizioni esistenti.

6) Nella gestione di un sistema di valutazione delle prestazioni e del potenziale del personale oltre che nella progettazione e nella successiva gestione di un piano di sviluppo delle carriere

Limiti degli organigrammi

Gli organigrammi non sono livellogrammi, cioè non indicano, normalmente, i livelli delle posizioni, ciò può generare disagio in coloro che, ricoprendo funzioni di particolare importanza, si vedono rappresentati allo stesso livello di responsabili di funzioni notoriamente ritenute di secondo piano.

Non rappresentano normalmente le relazioni non gerarchiche e informali.

Favoriscono la rigidità.

Spesso non indicano i rapporti effettivamente esistenti, ma quelli che si suppone auspica esistano.

Non hanno valore senza successive job description accurate.

La validità degli organigrammi dipende molto dalla cultura dell’azienda.

Devono essere costantemente aggiornati alla luce dei cambiamenti che si verificano.

Come ricostruire un’organigramma

- Analisi documenti ufficiali: ordini di servizio, programmi di inserimento, rapporti ufficiali.

- Interviste al massimo responsabile o ai componenti l’alta direzione.

L’intervista è anche il documento da cui partire per ricostruire e descrivere le posizioni aziendali.