Le gestione delle riunioni

Prima della riunione definire e preparare

- Documentazione: al fine di focalizzare al meglio l'ordine del giorno, è utile far arrivare ai partecipoanti, prima della riunione, i documenti che saranno discussi, oppure il materiale che serve da supporto conoscitivo.

- Tempo: è meglio fissarlo a priori, stabilendo un orario di inizio e fine riunione.

- Ordine del giorno: devono essere ben chiari ai partecipanti il tipo di riunione, gli obiettivi, i partecipanti, gli allegati all'avviso di comiunicazione, i richiami ai precedenti reporting.

- Moderatore: è meglio chiarire prima chi coordina la riunione e se sono previste rotazioni del conduttore.

Durante la riunione curare e seguire

- Sala riunioni: è bene tenere presente che l'ambiente deve essere accogliente e ben illuminato

- Verbalizzazione: è sempre utile verbalizzare le relazioni e gli interventi di ciascun partecipante

- Interventi: brevi e concisi, tutti devono avere l'opportunitàdi parlare. Spronare i taciturni e raffreddare i logorroici.

- Consuetudini: una riunione non deve essere convocata per abirtudine. Se non c'è niente da dire è meglio non convocarla.

Preparazionen della riunione:

E' la fase più delicata: una sua errata impostazione può pregiudicare la creatività del gruppo ed il clima di partecipazione.

Qualunque sia il tipo di riunione è necessario considerare attentamente le otto fasi riportate di seguito:

1. Scegliere l'argomento

2. Definire l'obiettivo da raggiungere

3. Dare informazioni sul tipo di riunioni per

- favorire uno scambio di informazioni tra i partecipati
- trattare una questione pendente
- conciliare opinioni divergenti
- ottenere l'adesione ad un'azione
- confidare al gruppo la soluzione completa di un importante problema

4. Studiare il tema della riunione

- riunendo i dati disponibili sull'argomento
- valutando i diversi punti di vista
- valutando la relazione tra l'argomento ed il tipo di riunione

5. definire le aspettative e le motivazioni dei partecipanti, valutando

- quanto già conoscono il problema
- quali risultati si aspettano dalla riunione

6. stabilire il metodo ed il piano di lavoro

7. stabilire il paino di discussione

8. fissare i dettagli operativi: sede, data, mei, ora inizio e fine, ecc...

IMPORTANTZA DEI SUPPORTI GRAFICI
è importante tenere presente che gli studi mostrano come le persone ricordino

- il 50% di ciò che vede e sente
- il 35% di ciò che vede
- il 15% di ciò che sente

Alcuni suggerimenti:

- prima della riunione tracciate il vostro schema (utile è l'uso della lavagna
- verificate che la composizione sia nitida e comprensibile
- organizzate le proposte in relazione logica tra loro
- evitate l'uso di parole inutili / troppo tecniche
- usate parole e termini famigliari al gruppo
- se il significato è chiaro, una frase è preferibile a un periodo, una parola ad una frase.
- scrivete in stampatello e disegnate in modo chiaro
- scrivete rapidamente, in modo che il gruppo non si annoi,
- controllate però che i presenti abbiano avuto modo di prendere appunti
- cercate di coinvolgere i partecipanti, sollecitando i loro interventi
- evitate di parlare ocn le spalle rivlte ai partecipanti per non perdere il contatto.